48小时简洁挑战

我本周得到了首席中心专业会员的答复

"只是一个问题:您是否亲自回答所有电子邮件?如果是这样,我会非常感动!"

我知道,但是在那里's no need to be impressed.

这只是 高性能三角:

  • 策略:保持简短,使用常用短语并知道何时 使用电子邮件
  • 工具:TextExpander(更多信息请参见下文);电话
  • 习惯:收件箱为零;保存股票短语

您可能也回答了大多数自己的电子邮件,但是很有可能花费更多的时间。

因此,我想向您介绍一个迷你挑战,以帮助您更有效地将电子邮件用作一种交流工具,同时使电子邮件适应您的日常需求。

要“注册”此挑战,请继续阅读并在下面发表评论。我们保持非常简单。

电子邮件响应小挑战

  • 尝试一天不发送超过5句话的电子邮件 
  • 尝试总共使用不超过20个不同的句子(就像苏斯博士在只用50个不同的单词写《绿鸡蛋和火腿》中所做的那样)
  • 将您当天使用的所有这些句子保存在文档中

很多时候,我们尝试将电子邮件用于不利的目的。仅需通过电话或面对面进行一些对话。电子邮件的文字处理无法替代真实的人对人语音对话。 

即使电子邮件是完成这项工作的理想沟通媒介,一条消息也无法解决所有问题。当我们发送以下消息时,我们并没有考虑读者:

  • 太长以至于不容易理解
  • 包含多个行动项或问题
  • 包含未完成的思想...以及期望读者为我们完成其余工作的期望

如果您要写日记,请随意浏览所有内容,但是如果您要交流,则清晰是关键。清晰有助于简洁,反之亦然。

因此,如果您想确保自己清晰,请对自己的简短负责。

如果您想全力以赴,可以做我的朋友 拉里·弗里格曼(Larry Fliegelman) 并在电子邮件签名下方添加一个Five.sentenc.es页脚:

问:为什么此电子邮件不超过五句话?

A: Because brevity is the soul of wit. http://five.sentenc.es

如果您需要更多空间,请发送一封单独​​的电子邮件,这将使收件人的回复更加轻松。更好的是,如果您不能用五句话掩盖问题,请亲自交谈。

现在,如何在不牺牲清晰度的情况下更快地整理出这五个句子?

股票短语

您是否曾经注意到我们年龄越大,越倾向于一遍又一遍地使用相同的单词和短语?我意识到我是在27岁那年成熟的时候这样做的,当时我听到5年级的学生在操场上重复我说的话-当然是一种调皮的嘲弄语气:

“好,大家,该排队了。好吧,我们走了,哈哈哈哈...”

我敢肯定我实际上并没有说“ har har har”,但是即使作为一年级的校长,我也已经建立了足够的模式让孩子们开玩笑。

我们可能认为我们正在四处散发出独特的智慧,但是90%的时间里,我们说的都是我们经常说的话,因为它们与情况有关。

当然,我们可以随时创建新短语。

但是,从认知上来说,识别情况和检索相关响应要容易得多。

这是我经常使用的一些常用短语-不是因为我不是故意的,或是因为我不真诚,而是因为我已经决定了我要表达这些想法的方式,因此没有理由从头开始:

感谢您的来信。

让我知道我是否可以随时提供帮助。

我们可以打个快速电话来谈论这个吗?

亲自谈谈有机会的时候停下来。

听起来不错!

让我们将其放在下次会议的议程上。

回头见!

以后再聊。

让我知道如何进行,如果您需要什么,请告诉我。

感谢您让我知道这种情况。

我对此表示关注,并致力于解决该问题

请随意从我的清单中借用,但是毫无疑问,您会很快提出自己的清单。

关于异议的简短说明:许多人拒绝这种策略,因为重用整个句子似乎是不明智的。

我不同意:您已经在这样做了-只是不是故意的。

查看您是否可以仅用20个短语回答两天的所有电子邮件。在编写时,请将这些短语保存到文档中;如果要重新使用短语,请复制并粘贴。

您的挑战从现在开始

在本文下面的评论框中,共享一个或两个股票短语。

然后,通过以下方式努力在接下来的48小时内回复所有电子邮件:

  • 将所有传出邮件限制为5个句子或更少 
  • 在您所有的讯息中,总共使用不超过20个不同的句子
  • 将所有这些句子保存在文档中

尝试一下,然后回来,留下第二条评论并分享进展。如果您有任何初步意见,我会亲自答复(还记得我的擅长之处吗?:)),所以您记得举报。 

更进一步

我已经养成这种习惯很长时间了,而且我个人没有将我的常用短语保存在文档中。我将它们保存在一个名为 TextExpander ,大大加快了我的打字速度。

TextExpander 的设置可能有点吓人,这就是为什么上面的挑战建议您在编写时仅在计算机上打开文档。

但是当您准备就绪时,TextExpander就是了不起的。根据我的统计,它每月可以节省更多的时间,而我原本只是在打字,而不用去思考和完成其他工作。它对我有很大的帮助,以至于我们在其中有完整的课程 成员仪表板。

 您可以随时注册以获取有关我的最佳策略的完整访问权限,有关我使用的工具的详细视频教程,以及(当然)如何养成在学校领导工作中表现出良好绩效的习惯。


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  1. 电子邮件占用了​​我的工作,当我无法回复时,我感到自己的工作不足。我认为这是我必须尝试的策略。那不到五句话。

  2. 下次我们见面时,我想知道更多。

    感谢分享。我很高兴听到一切进展顺利。

    很高兴我能帮助你。让我知道您是否要进一步讨论。

    听起来不错!我希望看到最终产品。

    太棒了!让我知道学生们什么时候表演。

{“电子邮件”:“电子邮件地址无效”,“ URL”:“网站地址无效”,“必填”:“必填字段缺失”}

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