48小时简洁挑战

我本周得到了首席中心专业会员的答复

"只是一个问题：您是否亲自回答所有电子邮件？如果是这样，我会非常感动！"

我知道，但是在那里's no need to be impressed.

这只是 高性能三角:

• 策略：保持简短，使用常用短语并知道何时 不 使用电子邮件
• 工具：TextExpander（更多信息请参见下文）；电话
• 习惯：收件箱为零；保存股票短语

您可能也回答了大多数自己的电子邮件，但是很有可能花费更多的时间。

因此，我想向您介绍一个迷你挑战，以帮助您更有效地将电子邮件用作一种交流工具，同时使电子邮件适应您的日常需求。

要“注册”此挑战，请继续阅读并在下面发表评论。我们保持非常简单。

电子邮件响应小挑战

• 尝试一天不发送超过5句话的电子邮件 
• 尝试总共使用不超过20个不同的句子（就像苏斯博士在只用50个不同的单词写《绿鸡蛋和火腿》中所做的那样）
• 将您当天使用的所有这些句子保存在文档中

很多时候，我们尝试将电子邮件用于不利的目的。仅需通过电话或面对面进行一些对话。电子邮件的文字处理无法替代真实的人对人语音对话。 

即使电子邮件是完成这项工作的理想沟通媒介，一条消息也无法解决所有问题。当我们发送以下消息时，我们并没有考虑读者：

• 太长以至于不容易理解
• 包含多个行动项或问题
• 包含未完成的思想...以及期望读者为我们完成其余工作的期望

如果您要写日记，请随意浏览所有内容，但是如果您要交流，则清晰是关键。清晰有助于简洁，反之亦然。

因此，如果您想确保自己清晰，请对自己的简短负责。

如果您想全力以赴，可以做我的朋友 拉里·弗里格曼（Larry Fliegelman） 并在电子邮件签名下方添加一个Five.sentenc.es页脚：

问：为什么此电子邮件不超过五句话？

A: Because brevity is the soul of wit. http://five.sentenc.es

如果您需要更多空间，请发送一封单独​​的电子邮件，这将使收件人的回复更加轻松。更好的是，如果您不能用五句话掩盖问题，请亲自交谈。

现在，如何在不牺牲清晰度的情况下更快地整理出这五个句子？

股票短语

您是否曾经注意到我们年龄越大，越倾向于一遍又一遍地使用相同的单词和短语？我意识到我是在27岁那年成熟的时候这样做的，当时我听到5年级的学生在操场上重复我说的话-当然是一种调皮的嘲弄语气：

“好，大家，该排队了。好吧，我们走了，哈哈哈哈...”

我敢肯定我实际上并没有说“ har har har”，但是即使作为一年级的校长，我也已经建立了足够的模式让孩子们开玩笑。

我们可能认为我们正在四处散发出独特的智慧，但是90％的时间里，我们说的都是我们经常说的话，因为它们与情况有关。

当然，我们可以随时创建新短语。

但是，从认知上来说，识别情况和检索相关响应要容易得多。

这是我经常使用的一些常用短语-不是因为我不是故意的，或是因为我不真诚，而是因为我已经决定了我要表达这些想法的方式，因此没有理由从头开始：

感谢您的来信。

让我知道我是否可以随时提供帮助。

我们可以打个快速电话来谈论这个吗？

亲自谈谈—有机会的时候停下来。

听起来不错！

让我们将其放在下次会议的议程上。

回头见！

以后再聊。

让我知道如何进行，如果您需要什么，请告诉我。

感谢您让我知道这种情况。

我对此表示关注，并致力于解决该问题​

请随意从我的清单中借用，但是毫无疑问，您会很快提出自己的清单。

关于异议的简短说明：许多人拒绝这种策略，因为重用整个句子似乎是不明智的。

我不同意：您已经在这样做了-只是不是故意的。

查看您是否可以仅用20个短语回答两天的所有电子邮件。在编写时，请将这些短语保存到文档中；如果要重新使用短语，请复制并粘贴。

您的挑战从现在开始

在本文下面的评论框中，共享一个或两个股票短语。

然后，通过以下方式努力在接下来的48小时内回复所有电子邮件：

• 将所有传出邮件限制为5个句子或更少 
• 在您所有的讯息中，总共使用不超过20个不同的句子
• 将所有这些句子保存在文档中

尝试一下，然后回来，留下第二条评论并分享进展。如果您有任何初步意见，我会亲自答复（还记得我的擅长之处吗？:)），所以您记得举报。 

更进一步

我已经养成这种习惯很长时间了，而且我个人没有将我的常用短语保存在文档中。我将它们保存在一个名为 TextExpander ，大大加快了我的打字速度。

TextExpander 的设置可能有点吓人，这就是为什么上面的挑战建议您在编写时仅在计算机上打开文档。

但是当您准备就绪时，TextExpander就是了不起的。根据我的统计，它每月可以节省更多的时间，而我原本只是在打字，而不用去思考和完成其他工作。它对我有很大的帮助，以至于我们在其中有完整的课程 成员仪表板。

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