您应该使用待办事项清单吗?

是时候解决争执了:凯文·克鲁斯(Kevin Kruse)不'喜欢待办事项清单。理查德·布兰森爵士做到了。 WHO's right—the billionaire or the productivity expert?

我的朋友凯文·克鲁斯(Kevin Kruse)很友善,可以在他的书中加入我的一些建议 成功人士了解时间管理的15个秘诀认为待办事项清单是浪费时间:

待办事项清单应称为na愿望清单。您希望完成一系列任务,而没有关于何时完成这些任务的具体计划。您目前的待办事项清单上有多少项已经存放了几天?数周?几个月? (第30页)

作为回应,大型企业家 理查德·布兰森爵士在他的博客上写道:

待办事项清单的关键部分是名称-您需要实际执行清单中的工作。写下任务和思想的行为本身就很有用,因为它有助于组织思想并给予关注。但是,如果您随后忽略自己的建议并且不进行跟进,则列表将失去其大部分功能。通常,您只会做待办事项清单上50%的事情,因为反思时,只有50%的事情值得做。但是,通过将其放到列表中,将有助于弄清哪些是值得做的,哪些是值得删除的。

他们都是正确的,但是要理解为什么,我们需要从更大的角度看待我们如何管理工作和时间。

捕捉一切

布兰森,克鲁斯和生产力专家大卫·艾伦(David Allen)都认为写下来非常重要。当您获得想法和义务的想法浮现在纸上时,您就会更加专注,分散注意力,也不太可能失去对重要事物的追踪。

当您将任务和计划记录在纸上(或将它们数字化)时,您还可以对最重要的事情,如何组织工作以及如何分配时间做出更好的决策。

如果您不写下来怎么办?当所有事情混杂在一起时,根据您关心的标准做出决定就困难得多。

相反,您更有可能选择最紧急,最简单或最有趣的任务,而不是那些影响最大的任务。

挑选这个“low-hanging fruit”长期待办事项清单可能会使您的大脑受到多巴胺的打击,但对领导层的长期后果却是灾难性的。

花一整天花在脑海中的一切,都会使您感到忙碌,不知所措,压力重重,工作效率低下。

有没有更好的办法?

活在您的日历中

我从凯文的书中收集到的最好的建议之一是 播客 是为了“存放在您的日历中,而不是您的工作清单中。”

如果要完成某件事,则需要在特定时间记录日历。

克鲁斯写道:

将任务记录在待办事项列表上的第一个问题是,它无法区分仅花费几分钟的项目和需要花费一个小时或更长时间的项目。因此,当您随机查看清单并询问“嗯,接下来我该怎么处理?”您很可能会选择快速任务,简单项目,而不一定是最重要的事情。 (第30-31页)

如果您的清单很短,并且您今天有时间做清单上的所有事情,那么这并不是一个大问题。无论何时,只要您愿意,可以按照适合自己的顺序排列清单。

但这不是事实-如果您有时间去做清单上的所有事情,那么您还没有列出所有事情,而是将工作放在脑子里。老实说,您永远不会想做清单上的某些事情。

将任务变成自己的约会很有效,但这是我长期以来一直反对的方法,因为它直接与任务冲突。“Getting Things Done” system.

为什么GTD对我不起作用

生产力专家David Allen在他的畅销书中 把事情做好: 的Art of Stress-Free Productivity,说这对“capture” everything into a “trusted system”您可以在其中工作。

艾伦(Allen)不建议安排特定的任务,而是鼓励采取灵活,“dynamic”决定何时进行工作的方法,换句话说,与克鲁斯建议的相反。

多年以来,我已经看过我的数字任务应用程序(ToDoist 目前)这样“trusted system” where I should record and organize all of my 主意, then check throughout the day to see what I need to do next.

唯一的问题?我一直讨厌看待办事项清单。我一直倾向于尽可能避免使用它。

我知道它包含重要的义务和计划,但是我讨厌查看它。压力很大

克鲁斯解释了这种压力:

第三,待办事项清单会造成不必要的压力。确实,当我们携带大量未完成的物品时,这是记住它们的一种方法。但这也不断提醒着我们,还有很多事情需要我们处理。难怪我们感到不知所措。 (第31页)

对我来说,这就是问题所在。我不喜欢不断地审视我本来可以做的所有事情,而且由于它产生的压力,我也不明智地选择。

因此,我最多每天查看一次待办事项清单。

但是你知道吗?也许这是所有方法中最聪明的方法。也许我未能实施GTD适当地反映了我们对工作做出决定的内在真理。

决策疲劳和待办事项清单的麻烦

的“决策疲劳”由心理学家Roy Baumeister和他的团队发现的现象解释了为什么要处理大量的待办事项清单。

每次做出决定时,您都在利用有限的精神能量储备(或Baumeister所说的)“willpower”).

对于诸如雇用和解雇员工之类的重大决策而言,这是正确的,但对于诸如“接下来我应该处理哪个电子邮件?”您做出的决策越多,精疲力尽或“ego-depleted” you become.

在一天中过早做出太多决定,您将浪费宝贵的脑部带宽,而这些带宽本可以用于更重要的工作。

因此,一整天一遍又一遍地查看您的待办事项清单并问自己“我现在应该做什么?”实际上适得其反。那是您应该事先做出的决定。

当您计划时间表时,要事先计划要执行哪些具体任务,您仍然会感到决策疲劳,但是如果这是一天的结束,那又如何呢?您已经很富有成效,现在您将为明天的超级生产力做好准备。

这是否意味着您不需要电子待办事项清单?完全没有,这就是我的建议与凯文(Kevin)不同的地方。

克鲁斯说要把所有任务都放在日历上。但是布兰森 提出一个好点:

待办事项清单的关键部分是名称-您需要实际执行清单中的工作。写下任务和思想的行为本身就很有用,因为它有助于组织思想并给予关注。但是,如果您随后忽略自己的建议并且不进行跟进,则列表将失去其大部分功能。通常,您只会做待办事项清单上50%的事情,因为反思时,只有50%的事情值得做。但是,通过将其放到列表中,将有助于弄清哪些是值得做的,哪些是值得删除的。

我会比理查德爵士走得更远。

不必将待办事项列表视为一整套事情,而必须尽快执行,但前提是它们必须足够重要—如果我每看过一次,肯定会造成永久性的决策疲劳- 收件箱.

那就对了-your to-do list is merely an 收件箱. Everything you could do, should do, or need to do should initially go into this 收件箱 so you can process it, the same way you process email.

分类和过滤

克鲁斯和布兰森都说得对,不是我们写下的所有内容都不足以实际完成。艾伦是正确的,我们需要成为决定工作目标的人,这需要一定的灵活性。

但是我相信我们可以在方法上更有纪律和有意识,并且从明确的优先事项开始。

领导的第一步是决定重要的事情。

我的课程,我教指导性领导制定书面领导议程(布兰森的笔记本中可能有类似内容)。

您的领导议程应包含以下明确清单:

  • 您最优先考虑的问题和项目
  • 您主动拒绝作为优先事项的问题和项目-这些问题和项目可能会弹出,但您会拒绝
  • 您需要监视的新问题

当您查看庞大的任务清单时,此议程是您的心理过滤器。

当您分流任务时“inbox”并整理您可能要处理的所有任务,牢记您的议程。如果某些事情与您的议程不符,则很容易处理:将其组织到您的系统中以供将来考虑,但不要安排它。

假设您对如何改善学校时事通讯有一个想法。您可以在一两个小时内轻松完成它,这将是一个真正的进步,但这只是一个主意。这不太适合您的领导议程。

Write it down, sure. Put it in your task 收件箱. Consider it as you triage your 收件箱. Put it on an “ideas”在任务应用中列出,这样您就不必再考虑了。但是不要安排它。

然后,当您全天旅行时,甚至不用回头看待您庞大的待办事项清单。它充满了您可能需要或实际上不需要做的事情。

相反,请查看您的日历。不,要做的不只是看遵守 您的日历,因为它是您所有优先级的保持者,也是您如何使用最宝贵的资源:时间的决定。

特别感谢David Allen和Richard Branson爵士通过他们的书籍和其他媒体作为主要灵感和虚拟导师。还要感谢Kevin Kruse邀请我为他的书做出贡献,并参与了有关如何进行更多最重要工作的持续讨论。

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