结束“When Can You Meet?”带有自助日历预订工具的往返

作为领导者,您的时间紧缺,但是很多人需要它。

与父母,学区行政人员,外部承包商和您所监督的老师会面时需要您。

Unless you'在一所很小的学校里,很少有人重复预订,人们可以在需要时轻松找到您,'s essential to manage your appointments with a calendar.

日历是避免重复预订并确保您始终在正确的时间处于正确的位置的绝佳工具,但管理日历本身可能是兼职工作。

它一浪高过一浪,尤其是在教师评估过程中:

“Dear teachers,
现在是我们的评估会议的时候了。请给我发电子邮件三遍,这样对您有用。”

当您尝试确定适合每个老师的时间而无需重复预订时,像这样的单一人员电子邮件可以轻松地与老师生成数十个或数百个来回消息。

当然,许多“three times”老师为您的会议建议的时间将与其他老师建议的时间重叠。

如果您有足够的办公室人员配备支持,则可以将日历管理的许多方面委派给受信任的管理助手。但是在大多数学校中,劳累过度的不仅是领导者,而是所有人,包括行政助理。

因此,通过允许人们预订自己的约会,永久解决此问题的价值是巨大的。

但这违背了保护领导人时间的悠久传统。

看门人


行政助理在保护领导人的时间方面一直发挥着重要作用。

领导者的时间很稀少,行政助理扮演的缓冲角色为领导者节省了无数小时的销售演示,投诉和其他会议,这些都不是最重要的事情。

因此,如果将直接访问领导者日历的权限交给他人的想法让您感到紧张,那么您并不孤单。

幸运的是,新的技术工具可以使与合适的人进行合适的约会变得非常容易,而无需打开浪费时间的门。

自助预订的实验

担任小学校长几年后,我觉得自己已经厌倦了“让我知道几次对您有用”与老师安排会议的方法。

我厌倦了所有来回的电子邮件,而且我知道必须有更好的方法。

这本来很难说“请在办公室见Teresa召开会议,”但是我碰巧使用的是Google日历,而不是所在地区的Outlook平台,因此没有其他人可以直接访问我的日历。

另外,我不急于负担和确认数十个约会的繁重任务。所以我看了技术。

我很熟悉 嘟嘟 民意调查,这对于找出与一群人见面的最佳时间非常有用。

但是,Doodle不合适。我不想和一大群人开会。我需要设置大量的 个人 会议,无需任何重复预定。

我选择了一个名为 ScheduleOnce,这是我今天使用的(如果ScheduleOnce过于适合您的需求,则可以尝试 刚好,它有免费计划-参见下文。)

这些工具比Doodle更加易于使用,并且不需要反复讨论,因为它们完全是自助服务。

他们不允许人们看到 什么是 在您的日历上,但是他们允许您邀请的人与您一起预约约会,而无需进行反复讨论。

自助预订工具如何工作

这是基本过程:

  • 您可以将该工具链接到您的Google,Outlook或iCloud日历,因此该工具只能在空闲时将约会添加到日历中,以防止重复预订
  • 您可以设置何时参加会议的其他规则(因此,即使日历上没有任何内容,也永远不会在凌晨5点,周日晚上或午餐时段预订)
  • 该工具提供了一个链接,您可以与需要与您见面的人共享
  • 当有人访问此链接时,该工具会实时检查您的日历,并允许该人选择时间
  • 该工具将约会添加到您的日历中,并向所有人发送电子邮件通知

在使用ScheduleOnce之前,该过程比较麻烦:

  • 发出一个“请让我知道三遍对您有用的信息” email to all staff
  • 分别回覆老师,以确认适合我的时间
  • 向已经三遍的老师道歉,并要求更多选择
  • 感觉我的电子邮件收信时有点混乱,所以感觉不太好,因此并不是先到先得
  • 再次回复以确认与未获第一选择的老师的约会
  • 跟进任何忘记预定时间的人

当我切换到自助预订时,该过程包括:

  • 设置工具
  • 发送链接和说明
  • 跟进那些忘记预定时间的人
  • 出席会议

如您所见,当您使用自助日历工具时,过程类似,但是省去了主要的浪费时间的步骤:协商和沟通。

唯一涉及的通信是发送带有链接和说明的电子邮件。其他一切都会自动发生:

  • 该工具检查我的日历中是否存在现有约会,以避免重复预订
  • 该工具会遵循我关于何时开会的其他规则,因此我不会在不方便的时间参加会议
  • 该工具将约会添加到我的日历中
  • 该工具会向我和设置会议的人发送确认信息
  • 该工具会发送提醒,以确保我们都按时出现

这些工具并非总是免费的,但是它们具有非常强大的灵活性,并且可以为您节省大量时间。

选择合适的工具

我从未使用过Calendly来管理自己的日历,但是作为播客或会议参与者,我已经使用了很多次。

该界面非常简单直观,并且是免费的。如果您想快速轻松地开始使用,请选择Calendly。

您可以付费使用更高级的功能-例如,如果您想在约会确认电子邮件中自定义文本,以提醒教师与您的会议带来什么。

我的建议是尝试 刚好 看看它是否满足您的需求。

如果没有,我建议您看一下ScheduleOnce,它也很容易设置,但是可定制性更高。由于其内置的灵活性,ScheduleOnce没有免费的计划。

如果您需要高级功能,例如多个预订页面或小组会议,我建议 ScheduleOnce,因为他们已经针对几乎每种情况开发了一种解决方案:

您是否想让所有的会前会议都在放学前或放学后举行,以便让上学日有空进行观察?

您要在会议确认之前拥有否决权吗?

您是否需要在一个配有投影仪和至少8个椅子的房间里安排与三位父母,两名SPED老师,七名Gen Ed老师以及您的学校心理学家开会的时间?

无论您的需求多么详尽,ScheduleOnce都能满足您的要求。 (根据我的计算,ScheduleOnce有 46种不同的自定义功能 目前,所有时间都在增加。)

但是,再次提醒您,如果您只需要一种无需双重预订即可让人们在日历上进行约会的方法,那么Calendly会简单得多;如果您需要高级功能,则在准备升级到付费计划时Calendly可以提供很多服务。

不同目的的不同链接

如果要创建单个链接以使人们通常可以预定约会,那么它是快速简便的。

但是,您可能会发现有必要为不同的目的创建不同的预订页面。

例如,当我要求老师跟我预定他们的正式观察周期约会时,我只是提供了一个链接。但是,如果我想在上课时间以外举行所有的会议前和会后,为了让上课时间有空进行课堂观察,我可以创建两个不同的预订页面,一个显示学时,另一个显示非学时。

两个预订页面都将使用相同的日历(我的日历)连接,但具有不同的可用性规则。

您还可以为不同的受众创建不同的规则。例如,您可能接受1小时的课堂观察约会,但只接受与父母的15分钟会议。由你决定。

真的行!

当我与无数的管理员和行政助理一起工作时,我经常遇到对设置新工具的想法的抵制,因为这似乎很难或令人生畏。我们担心放开控制是可以理解的。

因此,请允许我给您三个保证:

  • 这很容易,即使您不精通技术,也可以做到
  • 它有效,不会发生任何不良情况
  • 这将为您节省大量的时间和挫败感,尤其是当您与很多人背对背开会时

试一试!选择一个工具,将其链接到您的日历,然后与需要与您见面的人共享链接。

轮到你

您将如何使用自助日历工具?发表评论,让我知道!

如果您想为学校领导者节省更多时间,请查看我的书 现在我们在说话!高性能教学领导力的21天 (尤其是第6-10章)。

如果您想为您的地区团队提供对生产力和指导领导力的深入支持,请详细了解如何将我带到现场进行“高性能指导领导力1天密集型”培训。


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