0电子邮件:如何每天清空您的收件箱

您每天都清空收件箱吗?如果没有,恭喜!您'正常。你知道头疼多少“normal” can be.

“Inbox Zero”一直是我最好的习惯've mastered this year. 如您在我的Coach.me结果页面上所见,到目前为止,我每天都清空我的收件箱:

CoachMe 收件箱零

您也可以做到这一点-阅读下面的内容-并且我想鼓励你们双方都相信这是可能的,并提示您采取行动。

当您积压的电子邮件阻塞收件箱时,效率低下和问题开始蔓延到您的工作中:

  • 人们亲自追踪您以得到回应
  • 您不熟悉主要的讨论
  • 您正在等待甚至都不知道的工作,因此您无法进行切合实际的计划
  • 与每天收件箱都空的时候相比,您承受的压力更大

没人特别 想要 拥有数百封未解决的电子邮件,但是很难清除它们。在电子邮件方面,这是困扰大多数学校领导的三个具体问题,以及如何解决这些问题。

未完成的工作需要组织和安排

电子邮件是一种沟通媒介,并且 工作中,人们使用电子邮件进行交流 关于 工作。

牢记这一核心目的至关重要,因此我将重复一遍: 电子邮件不是用于管理工作本身;这是为了沟通 关于 工作.

当然,您将永远无法完全完成所有工作。但是请记住:清除收件箱与 在做 您正在交流的所有工作。

作为从事信息密集型工作的专业人员,您需要一个更好的系统来跟踪和组织您的工作。我强烈建议您使用电子任务管理应用,例如 ToDoist.

当您收到一封代表工作的电子邮件时,是否需要大量的脱机或非电子邮件工作(换句话说,如果这是一项涉及到的任务,并且需要的不仅仅是快速答复),则将其转发到您的待办事项清单。

ToDoist(和其他一些不错的应用程序)可以通过特殊地址接收电子邮件并将其添加到待办事项列表(甚至是特定项目列表)中,这样您的工作可以井井有条,收件箱可以为空。

如果这是一项对时间敏感的任务,则可以利用 ToDoist与Google日历的集成 实际在日历上划出时间进行处理。

例如,如果我收到一封有关我们需要在即将举行的员工会议上讨论的事情的电子邮件,则有两种选择:

  1. 我可以将其保留在收件箱中,直到准备好创建会议的最终议程(此时我可能不记得要查找电子邮件了),或者
  2. 我可以转发给 [电子邮件 protected] (或其他任何内容),它将显示在我的“Staff Meeting Agenda”ToDoist应用中的项目

您认为哪个选项可以帮助我获得一个空的收件箱?如果您没有使用ToDoist或其他可以接收电子邮件的应用程序, 试试看.

今天无法处理的问题

有时,您无需将电子邮件变成一项任务,以免仅将过载问题从一个应用程序转移到另一个应用程序。有时,您仅需要一封电子邮件。

假设有人向您提出问题,但是直到明天有新信息到来,您才能回答问题。那段原始电子邮件应该在哪里闲逛?

如果您将其保留在收件箱中,则类似的消息将继续堆积,而被束缚将变得越来越困难。

解决方案? 暂停。如果你看过我的 未来文件指南 对于纸张,您知道该练习:确定何时要再次查看文档,将其放在某个文件夹中,然后每天简单地检查一下今天的文件夹。您可以对电子邮件执行相同的操作。

像这样的服务 跟进, 您可以“snooze”通过电子邮件发送到将来的某个时间或日期。

注册,那么您只需将邮件转发到特殊地址,例如“[电子邮件 protected]”明天您就会收到回覆的讯息。“[电子邮件 protected]”将于7月30日将其退还给您,“[电子邮件 protected]”下次下午1点滚动时,它将返回给您,依此类推。

文献资料

让我们面对现实:收件箱中的某些内容之所以存在,是因为即使您不确定要如何处理它,也无法摆脱它。

如果您使用Gmail,则可以将其存档,而不必担心它会丢失,但是即使如此,您可能希望保留一条不属于电子邮件帐户的记录。

你能做什么?转发给 印象笔记。 印象笔记现在已经有1亿多人使用,它是一个可搜索的数据库,其中包含便笺,电子邮件,文件附件和图像,可让您轻松保存重要文档,并在以后轻松找到。

就像我上面推荐的其他服务一样,Evernote可以接收电子邮件,因此将数据放入其中就像点击“forward.”

展望云端

您可能已经注意到,其中某些功能是老式的Microsoft Outlook可以执行的操作,例如将电子邮件转换为任务或约会,或将其保存在收件箱之外。

是的,但是今天的工具要好得多-足够好,值得使用多个工具达到相同的目的。

不过,更重要的是,这些工具与Outlook不同,无论您是在手机,平板电脑,学校台式计算机,笔记本电脑上处理电子邮件,还是在设备上使用任何应用程序,都可以让您以这种方式处理电子邮件。

总是零

这些工具很有用,但真正重要的是行为:每天清除收件箱中的所有电子邮件的承诺。

如果消息整天堆积起来没关系;这是不可避免的,与整天监视收件箱相比,您要做的事情要好得多。但是每天要确保完全了解一下:保存文档,ToDoist中记录的任务以及其他消息会被延后直到更好的时间。

机敏的读者会注意到,我们已经达到了 高性能三角形:

  • 战略 (为了提高效率):每天清空收件箱,以便保持最新状态和井井有条
  • 工具类 (为了提高效率):我上面介绍的应用
  • 习惯 (为了保持一致性):使其成为日常工作,以便您可以信任自己的系统

了解更多:免费电子邮件指南PDF +电子邮件处理流程图


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